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HR该如何快速有效编写岗位说明书

2019-10-17 15:13:54

众所周知,编制岗位说明书是HR非常重要的基础性工作。许多企业都有做,但做的效果和深入度就因人而异了。岗位说明书是工作分析的结果之一,也是绩效考核指标设定的来源,所以编写岗位说明书首先要进行工作分析,然后收集、分析信息,最后形成岗位说明书。我们今天就一起来探讨学习一下这方面的知识。以下是YJBYS小编搜罗的HR该如何快速有效编写岗位说明书,希望对你有帮助。

1. 岗位说明书是什么

岗位说明书是企业对某一岗位上需要什么样的员工,期望员工做什么,指导员工应该做什么、应该怎么做,以及用什么指标来考查员工工作业绩的总汇。

岗位说明书包括四个大模块:岗位基本信息、工作权限和职责、任职资格、工作环境与工作时间、关键绩效考核指标。

岗位说明书在整个人力资源管理中是最基本的分析工具,岗位说明书可以按照公司的需求分别用于招聘、考核、晋升等各方面。

2.编制岗位说明书最重要的原则

第一,必须符合本公司本岗位的实际情况,不能随便到网上去摘抄或照搬别的公司的相同岗位说明书,而是需要去实际行动,多方面了解岗位的基本特征和实际情况,写的越贴近实际,越能为公司各层级所接受,在推广执行中才能得到大部分人的支持。

第二,必须明确公司部门的组织架构,明确岗位在组织架构中所处的环节,才能有的放矢更好的去编辑岗位说明书。

第三,必须明确岗位说明书的作用,岗位说明书是最基本的分析单位,在编制完之后还需要进一步的进行后续工作,例如完善工作流程、相关配套制度和工作表单。

3.编写岗位说明书的步骤

岗位说明书是工作分析的结果之一,所以编写岗位说明书首先要进行工作分析,然后收集、分析信息,最后形成岗位说明书。

岗位分析是前提

进行科学有效的岗位分析是设计岗位说明书的前提。岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境,以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究,并由此制订岗位规范、岗位说明书等人力资源管理文件的过程。

1.岗位分析的程序

(一)准备工作阶段

1、根据工作岗位分析的总目标、总任务,对企业各类岗位的现状进行盘点,掌握各种基本数据、信息和资料。

2、设计岗位调查方案。

(1)明确岗位调查的目的;

(2)确定调查的对象和单位;

(3)确定调查项目;

(4)确定调查表和填写说明;

(5)确定调查时间、地点和方法。

3、进行岗位分析项目的培训宣贯,做好员工的思想工作,使员工对岗位分析有良好的心理准备。

4、根据工作岗位分析的任务、程序,分解成若干工作单元和实施环节。

5、组织岗位分析参与人员培训,学习并掌握调查的内容、熟悉具体的实施步骤和调查方法。

(二)调查分析阶段

根据调查方案,对各岗位进行认真细致的调查研究。调查通常是面对面的访谈和问卷调查,还可以结合资料分析、现场观察、关键事件、工作日记、小组讨论等方法,广泛、深入地搜集有关岗位工作的各种数据和资料。

(三)总结分析阶段

对岗位调查的结果进行深入的分析,并采用文字图表等形式,作出全面的归纳和总结,最终形成工作说明书。

(四)反馈优化阶段

岗位说明书不是一层不变的,应根据公司战略、组织结构、绩效管理等实际情况,定期进行反馈和优化;同时在进行岗位说明书定稿前,可组织企业内外部有关专家召开有关工作说明书的研讨会,对工作说明书的订立、修改、优化等提出意见或建议。

工作岗位分析并不是简单、机械地收集和积累某些信息,而是要以正确、开放和创新的思路与观念,对各个岗位的特征和要求作出全面考察,创造性地提出各岗位的主要成份和关键因素,并在深入分析和认真总结的基础上,制定出工作说明书、岗位规范等人力资源的管理制度。

2.岗位分析的方法

通常岗位分析的方法有简单岗位分析方法(包括工作日志法、观察法)、常用岗位分析方法(访谈分析法、问卷调查法、关键事件法)、现代岗位分析方法(工作要素法、功能性职务分析法、职位分析问卷法、管理职位描述问卷法、临界特质分析系统、任务清单法)等方法,在此仅就岗位分析调查问卷进行举例(例表1:电机岗位分析问卷(样表)),其他方法不做系统介绍。

3.岗位信息的来源

(1)书面资料。在企业中,一般都保存着各类岗位现职人员的资料记录以及岗位责任的说明,这些资料对工作岗位分析非常有用。例如招聘广告等。

(2)任职者的报告。可以通过访谈、工作日志、工作计划、工作总结、工作汇报、工作述职等方式得到任职者的报告。

(3)同事的报告。主要通过360o法,收集拟分析岗位及任职者的数据信息资料,来弥补其他资料的不足。

(4)观察。人力资源管理者和岗位分析工作者通过到任职者的现场进行直接观察或借助于其他媒介进行间接的观察来获取岗位及任职者有关工作的信息。

(5) 外部客户。只要基于客户满意度。

4.岗位说明书模板设计

之前已经讲过岗位说明书的模块,岗位说明书的模板设计就在这五大模块的基础上填写更细的内容,然后形成表格(因为表格更直观)。

① 岗位基本信息:部门名称、岗位名称、岗位编号、岗位类别、岗位编制人数、岗位管理宽度、岗位的直接上下级、岗位对内对外协作单位。

② 工作权限和职责:工作概要、工作权限、工作职责。

③ 任职资格:最低学历、适合专业、所需知识、工作经验、个人素质、其他条件。

④ 工作环境与工作时间:工作场所、工作所需设备与工具、有无污染、工作班制与时间。

⑤ 关键绩效考核指标:这里需要罗列出考核期内能够量化的、对工作有实质性影响的考核指标。

只要按照以上的五个模块进行模板编辑,就能基本写好一份岗位说明书。

5.填写岗位说明书的注意事项:

① 岗位的直接上下级,一定要写清楚直接上下级,否则会造成权责划分不清,相互推诿责任、多头领导的现象。很多岗位上面有几个领导同时指挥安排工作,在填写直接上级的时候,相关岗位的人员往往会把指派自己工作的领导统统认为是自己的直接上级。其实每个岗位的直接上级只能也只有一个,否则两个领导同时安排工作究竟是先做哪位领导的工作呢?直接上级是需要在明确组织架构图基础上,根据公司具体安排来确定的。直接下级亦是如此。

② 工作概述就是用一句话来描述工作的基本情况的,一般要按照以下格式来写:根据……的要求,负责什么工作,完成什么目的。

③ 工作权限如何填写:首先要划分清楚部门职责,然后把每个人的工作领域界定清楚。工作权限关系到每个人所能行使的各项权利,也限定了每个人的工作必须承担的义务这不仅仅能够体现该岗位工作重点,而且能够为这项工作的开展起到约束和推动作用。

④ 工作职责在填写的时候,可以先将目前的工作分解为几个大项,再在这几个项目的基础上去分解。一般的编写原则是“动词+内容+目的”的方式,做到不重复、无交叉,让每个员工在看到工作职责时能很明确的指导自己该做什么。

⑤ 任职资格可以很明确的表达该岗位所需要的人最基本的条件,为公司招人、用人提供基本信息。

⑥ 岗位说明书编写完成以后并不代表这项工作已经完结,因为工作可能因为公司需要会做出调整,所以需要不停的跟进岗位动态,使岗位说明书符合公司的实际情况。


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